Criar um fluxo de aprovação
Atualizado em 30/10/2026
O fluxo de aprovação define por quem um documento passa antes de ser publicado. Cada biblioteca tem os próprios fluxos, e cada classe de documento escolhe um deles. Uma classe sem fluxo publica seus documentos direto, sem aprovação.
Quem pode fazer: administradores da biblioteca.
Como um fluxo funciona
Um fluxo tem duas ou três etapas, assinadas sempre nesta ordem:
- Elaboração ou recebimento: o autor prepara o documento e o envia.
- Revisão: alguém confere o conteúdo. Esta etapa é opcional.
- Aprovação: alguém aprova, e o documento é publicado.
Enquanto o documento percorre as etapas, ele fica Em aprovação, e cada etapa aparece como pendente para o responsável dela. Se alguém reprova, o documento volta ao autor ou é encerrado, conforme as regras de reprovação do fluxo.
Criar o fluxo
- Abra a biblioteca e clique em Administração da Biblioteca.
- No quadro Fluxos de aprovação, clique em Novo. O fluxo novo já vem com as três etapas: Elaboração, Revisão e Aprovação.
- Dê um Nome do fluxo, como Aprovação de procedimentos, e, se quiser, uma Descrição.
- Configure as etapas. Veja a próxima seção.
- Ligue o fluxo a uma classe: em Classes, selecione a classe e escolha o fluxo no campo Fluxo de aprovação.
- Clique em Salvar alterações, no topo da tela. Um único salvamento no fim grava o fluxo e a classe.
O fluxo vale para os documentos novos da classe. Cada documento guarda o fluxo com que foi criado: trocar o fluxo da classe não muda os documentos que já existem.
Configurar as etapas
Para cada etapa, preencha:
| Campo | Para que serve |
|---|---|
| Nome da etapa | Como a etapa aparece no documento, por exemplo Revisão técnica. |
| Responsável (e-mail ou grupo) | Quem cuida da etapa: aparece no documento e recebe os avisos por e-mail. Pode ser uma pessoa (ana@suaempresa.com.br) ou um grupo (qualidade@suaempresa.com.br). |
| Nome mostrado | Opcional. Um nome mais amigável para o responsável, como Equipe da Qualidade. |
| Papel | O papel esperado de quem assina: Administrador, Aprovador, Auditor, Instrutor ou Leitor. Fica registrado na etapa, mas não é conferido na assinatura. |
| SLA (dias) | O prazo da etapa em dias. O documento mostra se a etapa vence em breve, está no prazo ou atrasada; atrasada, fica vermelha. |
| Pode reprovar | Nas etapas de revisão e de aprovação, define se o responsável pode reprovar o documento. |
- Para ter só duas etapas, ou seja, autor e aprovação sem revisão, clique em Remover etapa na última etapa. O fluxo precisa de pelo menos duas.
- Para voltar a ter três etapas, clique em + Etapa.
Quem pode assinar
O responsável e o papel indicam de quem é a vez, mas não travam a assinatura de quem é da empresa: qualquer usuário interno que pode editar os documentos da biblioteca consegue assinar a etapa pendente. Para limitar quem mexe nos documentos, use as Permissões da biblioteca.
Usuários externos são diferentes: eles só assinam as etapas entregues à empresa deles pelo próprio documento (veja a próxima seção).
Responsável indicado no próprio documento
Se alguma classe da biblioteca tem uma propriedade do tipo Fornecedor, as etapas de revisão e de aprovação mostram a opção Responsável do documento. Escolha essa propriedade, e a etapa passa para os usuários externos da empresa indicada em cada documento.
Exemplo: em um processo de importação, a etapa Confirmação do despachante fica com o despachante escolhido no campo Despachante daquele processo.
Regras de reprovação
| Opção | Efeito |
|---|---|
| Permitir reprovar | Liga ou desliga a reprovação no fluxo inteiro. |
| Comentário obrigatório, com no mínimo N caracteres | Quem reprova precisa explicar o motivo. |
| Avisar o autor por e-mail | O autor recebe um e-mail quando o documento é reprovado. |
| Documento reprovado volta para | Rascunho: o autor corrige e envia de novo. Reprovado (encerrado): o documento para ali. |
| Motivos de reprovação | Uma lista de motivos, um por linha, para quem reprova escolher. Por exemplo, Critérios de aceitação insuficientes. |
Avisos por e-mail
A cada assinatura, o Docelera manda um aviso por e-mail aos responsáveis de todas as etapas do fluxo e a quem assinou. Quando a última etapa é assinada, o aviso informa que a nova revisão entrou em vigor. Na reprovação, o autor é avisado se a opção Avisar o autor por e-mail estiver marcada.
Os avisos só chegam a endereços da empresa ou a usuários cadastrados, até 10 destinatários por aviso. Não há lembrete automático quando o prazo de uma etapa vence: o atraso aparece no documento.
Desativar ou remover um fluxo
- Ativo: desmarque para deixar de usar o fluxo sem perder a configuração dele.
- Remover fluxo: apaga o fluxo. As classes que usavam o fluxo ficam sem fluxo, e os documentos novos delas passam a ser publicados direto. Antes de remover, escolha outro fluxo para essas classes.
Erros comuns ao salvar
- Todo fluxo precisa de um nome.
- São necessárias ao menos 2 etapas (autor e aprovação).
- E-mail inválido: o responsável de alguma etapa foi digitado errado.
- SLA inválido: o prazo está vazio ou é negativo.