Aprovar um documento

Atualizado em 30/10/2026

Um documento de uma classe com fluxo passa por estas situações:

Rascunho → Em aprovação → Aprovado

Se alguém reprovar, ele volta a Rascunho ou fica Reprovado, conforme a configuração do fluxo.

1. Enviar para aprovação

Quem faz: o autor, com o documento ainda em Rascunho.

1. Abra o documento.
2. Confira o conteúdo, as propriedades e os anexos.
3. Clique em Enviar para Revisão & Bloquear.

O documento passa a Em aprovação e fica bloqueado: ninguém altera o conteúdo enquanto ele está sendo avaliado. A etapa seguinte aparece como pendente no documento, com o responsável e o prazo.

Se a classe exige vínculos com outros documentos, como um aditivo ligado ao contrato, a plataforma pede esses vínculos antes de enviar.

2. Assinar a etapa

Quem faz: o responsável pela etapa pendente. A página do documento mostra os cartões das etapas, e a etapa da vez fica destacada, com o prazo.

1. Abra o documento e clique em Assinar. Outro caminho: clique em Assinar Agora no cartão da etapa.
2. Confira o Papel de Assinatura. Ele já vem com a etapa pendente: Revisor na revisão, Aprovador na aprovação.
3. Confira o Nome e o Cargo / Função.
4. Assine de um destes jeitos:
   • Desenhar com Caneta / Mouse: desenhe a assinatura na área indicada.
   • Assinatura Tipográfica: o nome vira a assinatura.
5. Se a etapa exigir PIN, digite o seu PIN de 4 a 6 dígitos. Para criar ou trocar o PIN, clique no seu nome, no canto superior direito, e use PIN de assinatura.
6. Clique em Assinar & Homologar Documento.

Cada assinatura fica registrada com nome, cargo, data e um código único. As assinaturas com PIN levam o selo Assinado com PIN. A cada assinatura, os responsáveis pelas etapas do fluxo recebem um aviso por e-mail.

Quando o documento é aprovado

O documento passa a Aprovado quando a última etapa do fluxo é assinada:

• Fluxo de 2 etapas (elaboração e aprovação): basta a assinatura da aprovação.
• Fluxo de 3 etapas (elaboração, revisão e aprovação): são necessárias a revisão e a aprovação.

O documento aprovado entra em vigor na data da aprovação e fica bloqueado para edição. Para mudar o conteúdo depois, abra uma nova revisão: veja Revisar um documento aprovado.

3. Reprovar

Quem faz: o responsável pela revisão ou pela aprovação, quando a etapa permite reprovar.

1. Abra o documento e clique em Mais › Reprovar e devolver ao autor. Outro caminho: clique em Reprovar no cartão da etapa.
2. Confira a Etapa de Análise / Parecer.
3. Escolha o motivo, entre os motivos de reprovação definidos no fluxo.
4. Escreva o comentário, dizendo com precisão o que precisa mudar. O fluxo pode exigir um número mínimo de caracteres.
5. Deixe marcado o aviso ao autor para que ele receba por e-mail o motivo e o comentário. A opção já vem marcada quando o fluxo tem Avisar o autor por e-mail.
6. Confirme.

O que acontece depois depende do fluxo:

• Volta para Rascunho: o documento é desbloqueado, as assinaturas de revisão e de aprovação são apagadas, e o autor corrige e envia de novo.
• Reprovado (encerrado): o documento para ali.

O motivo e o comentário ficam no histórico de reprovações do documento.

Acompanhar os prazos

Cada etapa tem um prazo (SLA) em dias, definido no fluxo. O cartão da etapa mostra se ela está no prazo, vence em breve ou está atrasada. As pendências de cada pessoa também aparecem na Central de Tarefas.