Configurar uma biblioteca

Atualizado em 30/10/2026

Toda a configuração de uma biblioteca fica na tela Administração da Biblioteca: dados gerais, permissões, fluxos de aprovação e classes de documento. Este artigo trata dos dados gerais e das permissões. Para as classes e os fluxos, veja Criar uma classe de documento e Criar um fluxo de aprovação.

Quem pode fazer: administradores da plataforma e quem tem o papel Administrador na biblioteca. Os demais usuários veem a tela, mas não alteram nada. Nesse caso, a tela mostra o aviso Somente administradores da biblioteca podem alterar.

Abrir a administração da biblioteca

No topo do menu, use o seletor de bibliotecas para escolher a biblioteca. Outro caminho: em Administração › Bibliotecas & Modelos, clique em Abrir no cartão dela.
Com a biblioteca aberta, clique em Administração da Biblioteca.

No cabeçalho aparecem o número de documentos e o número de classes.

Dados gerais

Campo	Para que serve
Nome	Nome mostrado no menu e nas listas. Pode ser trocado a qualquer momento, mas o código da biblioteca continua o mesmo.
Descrição	Texto curto que explica o que a biblioteca guarda.
Classe padrão	Classe que já vem escolhida quando alguém cria um documento nesta biblioteca. Sem classe padrão, vem a primeira classe ativa da lista.
Biblioteca ativa	Desmarque para tirar a biblioteca das listas e do seletor. Os documentos não são apagados.

Permissões

As permissões dizem quem pode fazer o quê nesta biblioteca. Cada linha é uma pessoa ou um grupo:

Clique em Adicionar.
Escolha Usuário, para uma pessoa, ou Grupo, para um grupo de e-mail do Google, como qualidade@suaempresa.com.br.
Digite o e-mail.
Escolha o papel:

Papel	O que pode fazer
Leitor	Consulta os documentos.
Colaborador	Consulta, cria e altera documentos.
Administrador	Tudo o que o colaborador faz, mais alterar a configuração da biblioteca: classes, fluxos, permissões e visualizações.

Para tirar um acesso, clique na lixeira da linha.

Como a plataforma decide o acesso

Administradores da plataforma administram todas as bibliotecas, mesmo sem estar na lista.
Usuários internos que não estão na lista consultam a biblioteca. A lista serve para dar mais acesso a alguém: colaborar ou administrar.
Usuários com perfil de leitura na plataforma só consultam, mesmo que a lista lhes dê outro papel.
Usuários externos, como fornecedores e despachantes, só veem a biblioteca se estiverem na lista, pelo e-mail ou por um grupo.
Quem aparece em mais de uma linha, por exemplo pelo e-mail e por um grupo, fica com o papel mais alto.

Dica: dê os acessos por grupo, como compras@ ou qualidade@. Quando alguém entra ou sai da equipe, basta mudar o grupo no Google Workspace e a biblioteca acompanha.

Salvar

As alterações só valem depois de salvas.

Salvar alterações grava tudo o que você mudou na tela: dados gerais, permissões, fluxos e classes.
Descartar volta para a última versão salva.

Os dois botões ficam desativados enquanto não há mudanças. Antes de salvar, a plataforma confere a configuração e mostra no topo da tela o que precisa ser corrigido. Por exemplo:

E-mail inválido nas permissões: há um e-mail digitado errado.
Toda classe precisa de um nome.
Classe “…”: chave “…” repetida: duas propriedades da mesma classe têm a mesma chave.
Fluxo “…”: são necessárias ao menos 2 etapas.

Corrija o item apontado e clique em Salvar alterações de novo.