Criar uma biblioteca

Atualizado em 30/10/2026

Uma biblioteca é um conjunto de documentos com regras próprias: suas classes de documento, seus fluxos de aprovação, suas visualizações e suas permissões. Use uma biblioteca para cada área ou finalidade que tenha regras diferentes, por exemplo “Sistema da Qualidade”, “Contratos” ou “Projetos de clientes”.

Quem pode fazer: administradores da plataforma.

Passo a passo

1. No menu, abra Administração › Bibliotecas & Modelos.
2. Clique em Nova biblioteca. Para começar de um modelo específico, você também pode clicar em Usar no cartão dele, em Modelos de biblioteca.
3. Em Modelo, escolha a estrutura inicial:
   • ISO 9001 – Indústria geral: manual, política, procedimentos, instruções, formulários e registros, com o fluxo elaboração → revisão → aprovação.
   • Alimentos – FSSC 22000 / ISO 22000: programas de pré-requisitos, plano APPCC, higienização, especificações e registros de monitoramento.
   • Consultoria em sistemas de gestão: proposta, diagnóstico, plano de implantação, relatórios de auditoria, planos de ação e treinamentos.
   • Os modelos que a sua empresa salvou, marcados como (salvo).
   • Biblioteca em branco: sem classes, fluxos nem visualizações. Você configura tudo depois.
4. Em Nome da biblioteca, escreva um nome claro, por exemplo Contratos de clientes. Logo abaixo aparece o código que a plataforma gera a partir do nome, como LIB-CONTRATOS-DE-CLIENTES.
5. Se quiser, preencha a Descrição. Ela aparece no cartão da biblioteca.
6. Clique em Criar biblioteca.

A biblioteca aparece na lista de Bibliotecas & Modelos e no seletor de bibliotecas, no topo do menu.

O que o modelo traz

O modelo copia para a nova biblioteca a estrutura: classes de documento com suas propriedades, fluxos de aprovação, visualizações, departamentos e tags. A biblioteca começa sem documentos. Depois de criada, ela não depende mais do modelo: mudar ou excluir o modelo não altera a biblioteca.

Quem acessa a biblioteca nova

Assim que é criada, a biblioteca tem este acesso:

• Administradores da plataforma administram a biblioteca e alteram os documentos dela.
• Os demais usuários da empresa só consultam.
• Usuários externos não veem a biblioteca.

Para que outras pessoas criem documentos ou administrem a biblioteca, adicione-as em Permissões. Veja Configurar uma biblioteca.

Regras e dicas

• O nome precisa ser único. Se já existir uma biblioteca com o mesmo código, a plataforma pede outro nome.
• O código não muda. Você pode trocar o nome depois, mas o código continua o mesmo. Por isso, escolha bem o primeiro nome.
• Sem numeração própria, os documentos de uma classe recebem o código da biblioteca seguido de um número, como CONTRATOS-DE-CLIENTES-001. Para usar uma numeração própria, defina-a em cada classe. Veja Criar uma classe de documento.
• Biblioteca em branco ou modelo? Se o seu caso se parece com um dos modelos, comece por ele e ajuste o que for diferente. Configurar tudo do zero leva mais tempo.

Próximos passos

1. Configurar uma biblioteca: nome, classe padrão e permissões.
2. Criar uma classe de documento: os tipos de documento da biblioteca.
3. Criar um fluxo de aprovação: quem elabora, revisa e aprova.